Trois conseils pour vous aider à briefer une agence événementielle

Une agence événementielle est la mieux placée pour organiser un événement personnel ou professionnel d’envergure. Mais ce professionnel a besoin d’informations capitales afin de pouvoir satisfaire toutes les attentes de ses clients. Ci-après quelques conseils utiles à ceux qui envisagent de faire appel à son service dans un futur proche.

Établir un cahier des charges

Pour le client, c’est la première tâche à faire. Il faudra établir quel type d’événement il souhaite organiser : séminaire, team building, conférence, soirée de lancement d’un produit, fiançailles, mariage, baptême, pendaison de crémaillère, anniversaire, etc. Le thème va dicter la décoration mais aussi le choix du carton d’invitation, l’animation, la playlist en matière de musique, le menu, etc.
Ensuite, il faut établir l’objectif visé : booster la vente, motiver les collaborateurs, renforcer la cohésion, etc. C’est ce qui va déterminer le public à cibler pour l’événement. Pour faire exploser le chiffre d’affaires par exemple après le lancement d’un nouveau produit cosmétique, il faudra inclure les femmes jeunes ou matures susceptibles de s’y intéresser parmi les invités.

Mettre en place un calendrier d’exécution

Même une agence événementielle de Paris a besoin d’établir un planning avant de pouvoir organiser une manifestation malgré ses longues années d’expérience. Le plus important est de se convenir de la date où l’événement aura lieu puis l’endroit susceptible de l’accueillir : plein air, salle de fête, salle de conférences, etc.
La plupart du temps, la recherche du traiteur, de matériel de sonorisation et de lumières est confiée à une agence événementielle. Son carnet d’adresses est suffisamment riche pour qu’elle puisse trouver les meilleurs de leurs domaines respectifs. Il appartient toutefois au client de spécifier ses exigences en matière de menu, de musique ou d’animation. L’accueil est primordial dans tous les événements, professionnels ou personnels. Il ne faut donc pas le négliger sous aucun prétexte.
Il faut faire le point régulièrement avec l’agence événementielle afin de déterminer si les tâches accomplies suivent parfaitement le calendrier établi au départ. Il ne faut pas hésiter à bousculer les responsables si on enregistre un retard. L’objectif est d’arriver à tout boucler avant le jour J.

S’en tenir au budget

C’est la bête noire des entreprises mais aussi des particuliers qui organisent un événement important. Avec une agence événementielle, il est possible de transformer le rêve en réalité sans avoir à dépenser plus d’argent qu’il n’en faut. Le premier rôle de ce professionnel est d’ailleurs d’aider son client à maitriser son budget. Il doit pour cela passer en revue tous les postes clés et essayer d’équilibrer les comptes sans que cela ne porte préjudice à l’ambiance ou encore à la restauration. Le meilleur conseil à suivre est de confier le budget déterminé par avance à l’agence et s’y tenir fermement jusqu’à l’aboutissement du projet.