Permanence téléphonique : 3 méthodes pour choisir le bon prestataire

Bon nombre de prestataires spécialistes de la permanence téléphonique externalisée se vantent d’offrir le meilleur service pour les entreprises. Certes, ils proposent presque les mêmes prestations, mais la qualité du travail peut être différente d’un professionnel à un autre. D’où la raison de bien analyser les détails de leurs prestations pour choisir le partenaire le plus fiable et celui qui s’adapte le mieux aux besoins de son entreprise. Mais comment s’y prendre pour dénicher la perle rare ? Ci-après quelques-unes des principales marches à suivre.

Définir d’abord ses besoins

Généralement, les prestations en permanence téléphonique n’incluent pas les mêmes activités. Par conséquent, il est essentiel de définir préalablement ses besoins avant de choisir n’importe quel prestataire.

Il faut d’ailleurs se poser plusieurs questions pour connaître la bonne voie à suivre :

• Avez-vous besoin d’une permanence téléphonique ou un télésecrétariat ponctuel ?
• Quelles tâches nécessitent réellement le recours à un service de permanence téléphonique externalisée ?
• Avez-vous des besoins spécifiques en ce qui concerne la gestion des données personnelles et l’accueil téléphonique ?
• Y a-t-il des données sensibles ou confidentielles à manipuler ?
• Avez-vous des besoins spécifiques pour la gestion de la prise de rendez-vous ?
• À quel moment avez-vous besoin d’une permanence téléphonique ?
• …

Vérifier le fonctionnement et les méthodes de travail du prestataire

Une fois vos besoins définis, vous devez mettre les points sur la vérification du fonctionnement et des méthodes de travail du prestataire répondant à vos questionnements. Déjà, il faut vérifier au préalable l’ancienneté de la société candidate. Une entreprise en activité depuis un certain temps est souvent un gage de qualité. Elle peut offrir des services optimaux en matière de permanence téléphonique.

Un bon prestataire doit aussi être à même d’offrir ses services à tout moment. La disponibilité est cruciale afin de garantir la satisfaction client. En effet, il arrive habituellement que des clients et des prospects appellent après les horaires de fermetures de bureau ou même durant les jours fériés. Si auparavant, ils tombent souvent sur un répondeur, désormais, il est possible de leur offrir un service efficace et performant grâce à l’intervention des téléopérateurs. Par conséquent, être capable d’offrir une disponibilité sans faille compte énormément pour faire savoir aux éventuels appelants que l’entreprise est joignable à tout moment.

Une entreprise fiable doit aussi être en mesure d’établir des rapports sur les appels et leurs suivis. De ce fait, elle doit proposer un accès à un portail d’enregistrement téléphonique en ligne afin de voir et vérifier les messages reçus ainsi que les mesures adoptées. Cela aide à contrôler n’importe quand les discussions effectuées entre les téléopérateurs et les appelants.

Effectuer une période d’essai

En raison de la multitude d’offres présentes sur le marché, il est indispensable d’effectuer un test avant de contracter avec une quelconque entreprise de permanence téléphonique externalisée. L’idéal serait notamment de se tourner vers un prestataire qui propose des contrats flexibles dits sans engagement et à durées personnalisables. Sinon, il est aussi possible d’opter pour les professionnels qui autorisent les contrats basés sur des grilles tarifaires ou des prestations à la carte. Cette méthode permet essentiellement de mesurer les coûts à l’avance.

Par ailleurs, un prestataire de confiance propose une période d’essai généralement gratuite. Ce test permet de savoir si les agents traitent d’une manière efficace la réputation de l’entreprise tout en respectant les consignes préétablies. Il donne également un aperçu sur l’adaptation du prestataire aux variations d’emploi du temps. Cette solution permet aussi de voir si les appels sont bien pris, transmis selon l’ordre de priorité. Les différents appels se déroulant durant les horaires d’ouvertures doivent toujours être traités.

Tous ces différents éléments doivent être scrupuleusement analysés avant de se tourner vers un prestataire. Dans d’autres cas, il est nécessaire de demander l’avis d’autres professionnels afin de connaître les prestataires les plus fiables sur le marché.